074 “GTD”和我的“任务管理体系”的不断进化过程
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GTD全称是Getting Things Done,即“把事做完”,是美国的David Allen提出的一种个人生产力系统,可以用来进行时间管理。David Allen认为,人脑中存在的事情和已经完成的事情呈现相反的关系。即脑中存留的事情越多,那么完成的事情就会越少。

所以,David Allen提出,要把一切事情都从脑中清理出来,包括但不限于兴趣点、相关信息、任务、工程等。然后把这些事情用外部的工具记录下来并且分解成一系列可以被执行的行动。

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我第一次读到这本书是2021年,当时我的一位老师告诉我,你以后的事情会越来越多,所以需要一种任务管理系统来管理你的这些科研任务。

于是上网查阅了之后,从少数派中知道了GTD。详细了解之后,阅读了David Allen的《Getting Things Done》(翻译的书名叫做《搞定》)。当时读完之后,记住的就是关于一套任务管理方法。当时不知道如何具体操作这一套任务管理方法。

接下来在Bilibili和youtube平台了解之后,开始用Notion建立了一个可用的体系。当然,想要自动切换到任务管理,可不是一件容易的事情。下面是两个比较好的教程

  1. Bilibili: GTD 自我管理、时间管理教程【全 10 集】 | 远离瞎忙迷茫懒癌拖延症 | 从零开始
  2. Bilibili:GTD+Notion,提升工作效率的完美组合(上) – GTD到底是什么?

2021年6月,建立“任务管理体系v1.0”。到了七月底回家一趟后,懈怠了一周。回来了之后,这个体系崩溃了。毕竟这个东西当时的设定也不够合理,不符合人性,所以执行起来太困难了。

2021年9月,把这个体系捡起来,改善之后重新使用,变成“任务管理体系v2.0”。主要改善的有两点:第一,周一指定本周任务的时候,给自己一定的弹性空间。这样不至于因为某些事情拖延或者不想干而产生后续的任务全部崩溃的现象。第二,给突然间的重要事情,遗留下足够的空间,防止因为突然间重要的事情而整体打乱规划。“任务管理体系v2.0”运转体系良好,一直运行到2022年的3月。在2022年3月的时候,因为疫情封城的原因,在狗窝里待了七个星期,所以体系崩溃了都。

2022年5月,疫情解封了之后,想起了还是需要任务管理体系,于是思考了“任务管理体系v2.0”的问题:任务描述不够精准,于是开始使用SMART原则来制定任务。在此基础上建立了“任务管理体系v3.0”。这是目前为止运行时间最长的一个体系,运行到了2023年12月底。当然,这个体系还是有问题,主要是因为这个体系是我在Notion中处理的。所以维护这个体系很耗费精力任务提醒也不够好。

2024年1月,开始思考如何解决这个问题。网络上查询相关内容,元旦测试了一系列软件后,挑选除了下面两个软件。

  • 桌面日历
  • 晓日程

第一个就是在桌面上以月份形式显示内容;第二个更好,能够通过和微信公众号的信息进行同步。这两个都解决了任务提醒的问题。暂时到了2024.01.27。

上周末,去看一看付费软件怎么样。滴答清单从“任务管理体系v1.0”开始就看到。可是这个是付费软件,一年费用一百多呢。就一直没有用。不过,上周末试用了一下,特别好用。解决了“任务管理体系v3.0”中的两个问题:维护需要精力过多,提醒不好。而且还有新的内容,那就是全平台同步使得添加任务变得非常容易。

2024.01.28,看了下面几个网络内容和三本书:

  1. 少数派教程:59 分钟就上手滴答清单
  2. 知乎:学会使用滴答清单,成为时间管理达人
  3. Bilibili: 滴答清单官方账号的所有内容
  4. 滴答清单官网帮助
  5. 《只管去做》
  6. 《小强升职记》
  7. 《搞定1》

觉得非常好,然后把任务管理系统从Notion当中搬迁到滴答清单中。这使用了两天,真的非常好,暂时当做“任务管理系统v4.0”吧。

以上就是我根据“GTD”理论折腾“任务管理系统”的整体过程。在这个折腾的过程中,不断了解和认识“GTD”理论。并且根据其中的内容来进化整个体系。希望“任务管理体系v4.0”能够超越“任务管理体系v3.0”的时间(即超过一年半)而不发生大的变化。

作者:Dongdong
链接:http://ddw2019.com/074
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